Integritetspolicy

1. Vilka vi är och hur du kontaktar oss

RRH Advisory Limited är ett bolag registrerat i England och Wales under organisationsnummer 17283513, med säte på 88 Miswell Lane, Tring, England, HP23 4EX. Enligt UK GDPR agerar RRH som personuppgiftsansvarig för personuppgifter som behandlas via denna webbplats och i samband med klientuppdrag, om inte annat skriftligen överenskommits i ett uppdragsbrev.

2. Policyns omfattning

Denna policy gäller personuppgifter som behandlas i samband med (a) besökare på RRH:s webbplats; (b) personer som skickar en förfrågan, begär en konsultation eller på annat sätt korresponderar med oss; (c) klienter och potentiella klienter till RRH samt deras företrädare; (d) motparter, vittnen, verkliga huvudmän och andra personer vars uppgifter vi behandlar i samband med ett uppdrag; (e) leverantörer, ombud och professionella samarbetspartners; samt (f) mottagare av vår marknadskommunikation, inklusive målgrupper som nås genom betald annonsering i sociala medier i Norden och på andra platser.

Denna policy gäller inte personuppgifter som behandlas av tredje part vars tjänster eller webbplatser vi länkar till. Deras behandling styrs av deras egna integritetspolicyer, som vi uppmuntrar dig att läsa.

3. Kategorier av personuppgifter som vi behandlar

Beroende på hur du interagerar med oss kan vi behandla följande kategorier av personuppgifter:

• Identifikationsuppgifter — fullständigt namn, titel, födelsedatum (där det är relevant för ett uppdrag), nationalitet och, där lagen kräver det, identitetshandlingsnummer.
• Kontaktuppgifter — postadress, e-postadress, telefonnummer samt namn och adress till eventuell auktoriserad företrädare.
• Yrkesuppgifter — arbetsgivare, befattning, professionella kvalifikationer och ansvarsområden.
• Förfrågningsuppgifter — innehållet i förfrågningar, konsultationsformulär, e-post eller telefonmeddelanden som du skickar oss, inklusive en fritextbeskrivning av ditt ärende och, om du väljer att uppge det, en ungefärlig ekonomisk omfattning uttryckt som ett intervall.
• Uppdragsuppgifter — ärendehänvisning, korrespondens, mötesanteckningar, dokument som du eller tredje part tillhandahåller, rådgivningsdokumentation, fakturor och betalningsreferenser.
• Finansiella uppgifter — där det är relevant för ett uppdrag: transaktionsposter, kontoutdrag, avtal, korrespondens med finansiella institutioner och andra styrkande handlingar.
• Webbplats- och tekniska uppgifter — IP-adress, enhets- och webbläsartyp, operativsystem, språk, hänvisande URL, visade sidor, tidsstämplar och interaktioner med sidelement samt diagnostiska loggar.
• Marknadsföringsuppgifter — register över samtycken som getts eller återkallats, prenumerationsinställningar och identifierare som används för mätning av reklamkampanjer (se avsnitt 7 och 8).

Vi kräver inte att du lämnar bankkontonummer, kopior av identitetshandlingar eller betalkortsuppgifter via denna webbplats. Om sådana uppgifter är nödvändiga för ett uppdrag samlas de in via en säker kanal som upprättas tillsammans med din rådgivare.

4. Källor till personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter från följande källor:

• Direkt från dig, när du fyller i ett konsultationsformulär, korresponderar med oss via e-post eller telefon, träffar en rådgivare eller lämnar dokument i samband med ett uppdrag.
• Från dina företrädare, när du instruerar en advokat, revisor, family office eller annan mellanhand att kommunicera med oss för din räkning.
• Från motparter och tredje part, när deras handlande eller dokumentation är relevant för ett ärende där vi ombeds ge råd och där lagen tillåter det.
• Från offentliga källor, inklusive offentliga register, domar, tillsynsmeddelanden, nyhetsrapportering samt databaser över sanktioner och personer i politiskt utsatt ställning.
• Från din enhet och webbläsare, via cookies, liknande teknologier och serverloggar när du besöker webbplatsen.
• Från annonseringsplattformar, när en användare interagerar med en RRH-annons och plattformen rapporterar aggregerade eller händelsedata till oss.

5. Ändamål och rättsliga grunder för behandlingen

Vi förlitar oss på följande rättsliga grunder enligt artikel 6.1 GDPR:

6. Särskilda kategorier och känsliga uppgifter

Vi begär inte särskilda kategorier av personuppgifter (artikel 9 GDPR — uppgifter om hälsa, religion, politisk åsikt, medlemskap i fackförening, sexuell läggning eller ras eller etniskt ursprung) eller uppgifter om fällande domar (artikel 10 GDPR) via denna webbplats. Om du frivilligt tillhandahåller sådan information i fritextfältet i ett konsultationsformulär, eller om sådan information är relevant och proportionerlig för ett uppdrag, kommer vi endast att behandla den om ett specifikt villkor i artikel 9.2 eller artikel 10 GDPR är uppfyllt — vanligtvis ditt uttryckliga samtycke eller fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk. Du bör inte skicka oss känsliga uppgifter via denna webbplats om det inte är nödvändigt.

7. Cookies, analys och marknadsföringspixlar

Vår webbplats använder cookies och liknande teknologier. En cookie är en liten textfil som placeras på din enhet av din webbläsare. Vi använder följande kategorier:

• Strikt nödvändiga cookies — krävs för webbplatsens drift, såsom att upprätthålla sessionstillstånd och skydda mot förfrågningsförfalskning över webbplatser. Dessa kräver inte samtycke enligt artikel 5.3 i e-integritetsdirektivet såsom det införlivats i brittisk rätt genom Privacy and Electronic Communications (EC Directive) Regulations 2003.
• Analytiska cookies — används för att förstå aggregerat besökarbeteende och förbättra webbplatsen. När dessa inte är nödvändiga placeras de endast efter att du gett samtycke via vår samtyckesbanner.
• Marknadsförings- och mätcookies och -pixlar — inklusive Meta Pixel och Meta Conversions API, används för att mäta effekten av våra reklamkampanjer och bygga målgrupper. Dessa placeras endast med ditt samtycke.

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till icke nödvändiga cookies genom att radera cookies i din webbläsare, justera dina webbläsarinställningar eller kontakta oss på privacy@rrh-advisory.com. Att blockera strikt nödvändiga cookies kan försämra webbplatsens funktionalitet.

8. Facebook / Meta-annonsering och anpassade målgrupper

RRH marknadsför sina tjänster genom betalda kampanjer på Meta-plattformar, inklusive Facebook och Instagram, riktade främst mot professionella målgrupper i Norden och andra europeiska marknader. Där du har samtyckt till marknadsförings- och mätcookies:

• Meta Pixel och det serversidiga Meta Conversions API kan överföra händelsedata — såsom sidvisningar, formulärinlämningar och knappinteraktioner — till Meta Platforms Ireland Limited, tillsammans med hashade identifierare såsom din hashade e-postadress om du har uppgett en.
• Vi och Meta agerar som gemensamt personuppgiftsansvariga för insamlingen och överföringen av sådana händelsedata, såsom beskrivs i Metas Controller Addendum. Meta agerar som självständigt personuppgiftsansvarig för efterföljande användning av uppgifterna för egna ändamål.
• Vi kan skapa anpassade målgrupper (Custom Audiences) och liknande målgrupper (Lookalike Audiences) för att nå personer med liknande intressen. Vi laddar inte upp känsliga personuppgifter till Meta, och vi riktar inte målgrupper baserat på ekonomisk sårbarhet, påstådd offerroll eller andra skyddade egenskaper.

Du kan styra hur Meta använder information om dig via annonsinställningarna i ditt Facebook- och Instagram-konto, och du kan välja bort intressebaserad annonsering via verktygen som drivs av European Digital Advertising Alliance (youronlinechoices.eu).

9. Utlämnanden till tredje part och personuppgiftsbiträden

Vi lämnar endast ut personuppgifter där det är nödvändigt och lagligt. Mottagare kan omfatta:

• Medlemmar i RRH-teamet, enligt principen om behov att veta och med förbehåll för professionell tystnadsplikt.
• Specialister och underrådgivare som anlitas för ett specifikt uppdrag, inklusive advokater, revisorer, forensiska experter, översättare och medlare.
• Tjänsteleverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning enligt ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal — inklusive leverantörer av hosting och molninfrastruktur, e-post- och produktivitetsverktyg, säkra plattformar för dokumentutbyte, CRM-verktyg samt analys- och annonseringsplattformar enligt beskrivningen i avsnitt 7 och 8.
• Finansiella institutioner, tillsynsmyndigheter, ombudsmannaordningar, domstolar, tribunaler och brottsbekämpande myndigheter, där lag, domstolsbeslut eller tillsynsskyldighet så kräver, eller där det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
• Professionella rådgivare till RRH, inklusive våra egna juridiska rådgivare, revisorer och försäkringsgivare.
• Förvärvare eller efterträdare, i samband med omorganisation, försäljning eller överlåtelse av hela eller delar av vår verksamhet, med förbehåll för lämplig sekretess.

10. Internationella överföringar av personuppgifter

Personuppgifter behandlas huvudsakligen inom EES. När överföring till ett land utanför EES är nödvändig — till exempel till en underrådgivare eller tjänsteleverantör etablerad på annan plats — säkerställer vi att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats enligt kapitel V i GDPR. Dessa omfattar vanligtvis (a) ett beslut om adekvat skyddsnivå från Europeiska kommissionen, eller (b) standardavtalsklausulerna som antogs av Europeiska kommissionen den 4 juni 2021, kompletterade där så krävs med ytterligare tekniska, avtalsmässiga och organisatoriska åtgärder som identifierats genom en konsekvensbedömning för överföringar. Du kan begära en kopia av de skyddsåtgärder som används för en specifik överföring genom att kontakta privacy@rrh-advisory.com.

11. Lagring av uppgifter

Vi lagrar personuppgifter endast så länge som är nödvändigt för de ändamål för vilka de samlades in, och därefter så länge som krävs för att uppfylla rättsliga, tillsynsmässiga, skattemässiga och professionella skyldigheter, eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Vägledande lagringstider är:

Vid utgången av tillämplig lagringstid raderas personuppgifter säkert eller anonymiseras oåterkalleligt.

12. Informationssäkerhet

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust, ändring, obehörigt röjande eller obehörig åtkomst. Åtgärderna omfattar åtkomstkontroll enligt principen om minsta behörighet, kryptering av data under överföring med branschstandard TLS, kryptering av data i vila för uppdragsakter, åtskilda miljöer för produktions- och icke-produktionssystem, regelbunden patchning och sårbarhetshantering, säker utvecklingspraxis, kontinuitets- och säkerhetskopieringsarrangemang, tystnadsplikt för anställda samt regelbunden säkerhetsutbildning. Vi utvärderar dessa åtgärder löpande och uppdaterar dem i linje med utvecklingen av risker och god praxis.

13. Dina rättigheter som registrerad

Med förbehåll för de villkor och begränsningar som anges i GDPR har du följande rättigheter:

• Rätt till tillgång — att få bekräftat om vi behandlar personuppgifter om dig och, i så fall, få en kopia av uppgifterna.
• Rätt till rättelse — att begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättas eller kompletteras.
• Rätt till radering — att begära radering av dina personuppgifter i de fall som anges i artikel 17 GDPR.
• Rätt till begränsning av behandling — att kräva att vi begränsar behandlingen i de fall som anges i artikel 18 GDPR.
• Rätt till dataportabilitet — att motta personuppgifter du tillhandahållit oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, och att överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig, där behandlingen grundas på samtycke eller avtal och sker automatiskt.
• Rätt att invända — att när som helst invända mot behandling baserad på våra berättigade intressen och att när som helst invända mot behandling för direktmarknadsföring.
• Rätt att återkalla samtycke — att återkalla ett tidigare lämnat samtycke, utan att detta påverkar lagligheten av behandling som utförts före återkallelsen.
• Rätt att inte bli föremål för uteslutande automatiserat beslutsfattande som har rättsliga följder eller motsvarande betydande påverkan på dig, såsom ytterligare beskrivs i avsnitt 14.

För att utöva dessa rättigheter, kontakta oss på privacy@rrh-advisory.com. Vi kan begära information för att bekräfta din identitet innan vi svarar och kommer att svara inom en månad från mottagandet av din begäran, med förbehåll för eventuell förlängning som är tillåten enligt artikel 12.3 GDPR.

14. Automatiserat beslutsfattande och profilering

RRH fattar inga beslut med rättsliga följder för dig, eller som väsentligen påverkar dig på liknande sätt, uteslutande baserat på automatiserad behandling. Rådgivningsbeslut fattas alltid av, eller under ansvar av, en kvalificerad rådgivare. Begränsad profilering kan förekomma i samband med webbplatsanalys och annonsering enligt beskrivningen i avsnitt 7 och 8, men detta påverkar inte något beslut som RRH fattar under ett uppdrag.

15. Konfidentialitet i rådgivningsuppdrag

Information som du delar med RRH i samband med ett faktiskt eller potentiellt uppdrag behandlas som strikt konfidentiell, utöver det skydd som ges av dataskyddslagstiftningen. Vi diskuterar eller bekräftar inte specifika uppdrag utanför RRH-teamet utan klientens skriftliga samtycke, förutom där utlämnande krävs enligt lag, domstolsbeslut, tillsynsskyldighet eller regler från ett yrkesorgan.

16. Barns personuppgifter

Våra tjänster riktar sig till professionella och vuxna klienter. Vi samlar inte medvetet in personuppgifter från barn under 16 år. Om du tror att ett barn har lämnat oss personuppgifter, kontakta oss på privacy@rrh-advisory.com så att vi kan vidta lämpliga åtgärder.

17. Ändringar av denna policy

Vi kan uppdatera denna policy från tid till annan för att återspegla ändringar i vår praxis eller tillämpliga bestämmelser. Versionsnumret och ikraftträdandedatumet överst i policyn anger den senaste revideringen. Väsentliga ändringar kommer att meddelas via webbplatsen eller, där så är lämpligt, genom direkt kommunikation.

18. Klagomål och tillsynsmyndigheter

Om du anser att vår behandling av personuppgifter om dig strider mot GDPR har du rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet. Ledande tillsynsmyndighet för RRH är:

Du kan också lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten i det land där du bor, arbetar eller där den påstådda överträdelsen ägde rum — inklusive, i Norden, den svenska Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), norska Datatilsynet, danska Datatilsynet och finska Dataombudsmannens byrå.